De cursus Projecten planmatig onderhoud behandelt de activiteiten die medewerkers in SG|tobias uitvoeren, nadat de meerjarenbegroting is vastgesteld om onderhoudsprojecten aan te maken en vervolgens te bewaken. Er wordt rekening gehouden met de situatie dat de meerjarenbegroting niet in SG|technisch meerjaren wordt onderhouden, maar in een extern pakket.
De cursus behandelt de volgende stappen:
- Variant mét SG|technisch meerjaren
Werknummers en onderhoudsprojecten aanmaken: werknummers zijn bundels van één of meer begrotingsregels en worden de deelprojecten van de aan te maken onderhoudsprojecten.
- Variant zónder SG|technisch meerjaren
Het standaard inleessjabloon vullen met gegevens uit externe pakketten.
Het inlezen van het standaard inleessjabloon.
Zodra de projecten zijn aangemaakt of ingelezen is de cursus hetzelfde voor beide varianten. De volgende stappen worden dan behandeld:
- Opdrachten aanmaken
Met of zonder betalingstermijnen, fiatteren en verwerken, en opdrachtbrieven aanmaken.
- Facturen boeken
Eventueel gekoppeld aan de vooraf aangemaakte betalingstermijnen.
- Opdrachten financieel gereedmelden
Eventueel openstaande verplichtingen worden tegen geboekt.
- Projecten gereedmelden
Zodat er geen nieuwe opdrachten meer voor kunnen worden verstrekt.
- Kostenbewaking
Medewerkers leren het opvraagprogramma te hanteren, waarmee ze direct allerlei projectinformatie kunnen opvragen. Tevens leren zij overzichten van één of meer projecten naar MS Excel te exporteren en te interpreteren.