De papieren facturen worden met deze oplossing bij binnenkomst in de organisatie gedigitaliseerd. Deze digitale kopie komt volledig automatisch beschikbaar in SG|tobias. Op deze manier wordt de functie van factuurstempel en routering via de digitale snelweg afgehandeld. Facturen kunnen dus nooit meer zoekraken.
Vervolgens worden de facturen geanalyseerd. Daarvoor worden technieken als ICR/OCR, classificatie, linguïstische analyse en data-extractie gebruikt. In de praktijk blijkt dat dit voldoende is om 70% van de facturen probleemloos te herkennen. Voor de afhandeling van de overige 30% wordt aan de gebruiker aanvullende informatie gevraagd. Daar leert de applicatie dan weer van, waardoor het percentage herkende facturen zal toenemen.
Omdat vanuit SG|tobias de crediteurengegevens beschikbaar zijn, kan volledig geautomatiseerd worden bepaald van welke crediteur de factuur afkomstig is. De via analyse verkregen gegevens zoals crediteur, factuurnummer, factuurdatum, totaalbedrag, etc. worden aan SG|tobias doorgegeven. Daar vindt geautomatiseerd de daadwerkelijke boeking van deze factuur plaats, waarna het procuratieproces (de workflow) automatisch start. Na goedkeuring wordt de boeking in SG|tobias automatisch verwerkt, waarna de betaalbaarstelling van de factuur kan plaatsvinden.
Het proactieve karakter van de inzet van workflow bij de procuratie zorgt voor een snellere doorstroming van facturen binnen uw organisatie. Iedere geautoriseerde gebruiker ziet waar de factuur zich bevindt. Door de vooraf vastgestelde procedure bestaat minder kans op fouten in het proces.
De investering op de aanschaf en implementatie van SG|digitaliseren facturen heeft u binnen één jaar terugverdiend. Naast een hoge ROI biedt deze module ook de hiernaast genoemde voordelen.
De voordelen op een rij:
- hoge ROI;
- besparingen worden vooraf zichtbaar gemaakt;
- facturen raken niet meer zoek / worden niet meer verkeerd opgeborgen;
- kopietjes worden overbodig;
- opslag van facturen neemt minder plaats in beslag;
- sneller accorderen / verkorten doorlooptijd facturen;
- besparing op inboektijd van facturen;
- makkelijker communiceren met leveranciers en afdelingen;
- informatie op elke plek in de organisatie beschikbaar;
- completere en correctere informatie;
- minder kans op interne en externe fraude;
- digitale archivering die door de fiscus is geaccepteerd.