Digitaliseren facturen

Herkenning
Het proces begint met het scannen van de facturen. Daarbij worden de facturen én de factuurregels via OCR (Optical Character Recognition) herkend. Dit betekent dat er slechts minimale handelingen nodig zijn om de factuur te boeken en specificeren. U kunt de factuur direct koppelen aan bijvoorbeeld inkooporders, projecttermijnen of opdrachten.

Automatisch matchen inkoopfacturen
Het herkennen van de factuurregels zorgt ervoor dat de projecttermijnen, inkooporders of opdrachten bij het boeken direct als specificatie van de factuur worden geregistreerd. Bij een sluitende match tussen de inkoopfactuur en de specificatieregels is het specificeren van de factuur dus niet meer nodig.

Met SG|routing facturen is zowel '2-way-matching' als '3-way-matching' mogelijk. Bij '2-way-matching' worden de inkoopfactuur en de specificatieregels met elkaar vergeleken tijdens het boeken en specificeren. Bij '3-way-matching' controleert SG|tobias^AX daarnaast ook of het gespecificeerde inmiddels is geleverd. Dat wil zeggen dat bijvoorbeeld de inkooporder of de termijn van het project is gereedgemeld.

Mogelijkheid tot doorboeken zonder tussenkomst gebruiker
Ook de volgende stap kunt u automatisch laten uitvoeren. Na het scannen, herkennen en automatisch specificeren, kan SG|routing facturen zonder tussenkomst van een gebruiker de factuurgegevens fiatteren en de factuur klaarzetten voor betaling. SG|tobias^AX controleert daarbij natuurlijk of de factuur en de specificatieregels matchen en of het gespecificeerde is gereedgemeld.

Het automatisch fiatteren en klaarzetten voor betaling is een keuze in het proces. U bepaalt welke stappen u zelf zet en welke stappen u door SG|routing facturen laat uitvoeren. U kunt er dus altijd voor kiezen om een gebruiker de factuur te laten fiatteren.

Procuratie
SG|routing facturen kent uitgebreide mogelijkheden voor de procuratie. In het procuratieschema kunt u de procuratie op diverse manieren en verschillende niveaus instellen. Zo is procuratie mogelijk op:

• factuurtype (algemeen beheer, project, onderhoud, etc.)
• factuurbedrag
• afdeling waar de factuur binnenkomt
• gespecificeerde regels (project, inkooporder)
• leverancier

U kunt ook combinaties maken. Daarnaast houdt het proces rekening met de grootboeknummers en dimensies waarop gebruikers mogen specificeren.

Fiattering via intranet
Voor gebruikers die alleen de inkoopfacturen hoeven te fiatteren en normaal gesproken niet in het ERP-systeem inloggen, is een oplossing via intranet beschikbaar. SG|routing facturen biedt deze stakeholders de mogelijkheid om de facturen via een intranetpagina te bekijken, inclusief de specificaties, logging, etc. Vervolgens kunnen zij via dezelfde intranetpagina de factuur fiatteren of afkeuren.

Extra functies in het proces

SG|routing facturen is erop gericht het proces zo snel mogelijk te laten verlopen met zo min mogelijk handmatige acties. Daarbij heeft u een aantal functies tot uw beschikking die cruciaal zijn voor een goed verloop van dit proces. Enkele voorbeelden:

• Preview
  U kunt op elk willekeurig moment in het proces de gescande factuur bekijken, ook via de intranet-functionaliteit.
• Re-tour
  U zet de inkoopfactuur door naar een andere stap binnen het proces. Zo kunt u een factuur bijvoorbeeld terugzetten naar de vorige stap.
• Routeren
  U zet de inkoopfactuur door naar een andere persoon in de organisatie. Deze functie gebruikt u bijvoorbeeld als een factuur eerst door iemand anders bekeken moet worden om daarna weer het ingerichte proces te volgen.
• Notitie toevoegen
  U kunt notities toevoegen aan de factuur. Deze notities zijn gemakkelijk in te zien.
  Bij een aantal stappen is het toevoegen van een notitie verplicht, zoals bij het afwijzen van een factuur.
• Logging bekijken
  U kunt op elk gewenst moment de logging bij de facturen bekijken. In de logging ziet u welke stappen de factuur heeft doorlopen en wie wanneer welke acties bij de factuur heeft uitgevoerd.
• Gerelateerde gegevens opvragen
  Omdat SG|routing facturen onderdeel is van SG|tobias^AX, kunt u snel en eenvoudig gerelateerde gegevens van een inkoopfactuur opvragen. U kunt onder andere doorklikken naar leveranciers, inkooporders, opdrachten en projecten. Zo kunt u de nodige informatie ophalen om de situatie volledig te kunnen inschatten.

Snel inzicht in de status van inkoopfacturen
Op elk gewenst moment kunt u de status van de inkoopfacturen zien en bekijken waar zij zich in het proces bevinden. Zo heeft u goed zicht op welke facturen binnenkort moeten worden betaald, welke daarvan nog niet door het proces zijn en wie ze in behandeling heeft.

Voordelen SG|routing facturen

• Scannen en automatisch herkennen van facturen en specificaties
• Elektronisch archief voor het opzoeken van facturen
• Ondersteuning van e-invoicing voor het elektronisch ontvangen van facturen
• Automatisch matchen van facturen op basis van inkooporders: keuze uit '2-way matching' en '3-way matching'
• Kostenbesparing tot 70% op verwerkingskosten mogelijk
• Uitgebreide procuratiemogelijkheden
• Autorisatie op grootboeknummer
• Monitoring:
• bewaking van de voortgang van facturen (met rappelmogelijkheid)
• inzicht in de status van facturen
• Niet meer zoekraken van facturen in het goedkeuringsproces, met als gevolg:
• kortere doorlooptijd van het proces
• meer betalingskortingen
• Gedetailleerde audit trail van iedere factuur
• Webenabled: toegang tot de facturen via intranet voor alle stakeholders, inclusief mogelijkheid om facturen te fiatteren