In telefonische contacten wordt vaak gerefereerd aan brieven over de besproken onderwerpen. Ook medewerkers die een bezoek voorbereiden, hebben vaak behoefte aan inzicht in de uitgaande en binnengekomen post.
Met behulp van een Document Management Systeem (DMS) beschikt u eenvoudig en snel over alle benodige informatie. Daarnaast is het voor elke organisatie van belang om een goed beeld te hebben van de informatiestroom van en naar die organisatie. Voor de overheid is dit zelfs een wettelijke verplichting.
Ten onrecht wordt vaak gedacht dat het introduceren van een digitaal archief handen vol met geld koste. Dit hoeft echt niet zo te zijn. Met passende software en een goede scanner bent u vaak beter af. Het maken van kopiën is namelijk een dure en arbeidsintentieve bezigheid.